Bài tập Quản trị Nhân lực - Phân tích công việc Trợ lý giám đốc cửa hàng Today’s Fashion - TS Phạm Thị Nhuận

Đề bài:

Phân tích công việc: Trợ lý giám đốc cửa hàng tại Today's Fashion

Gần đây, Mary Watson đã được cất nhắc lên vị trí giám đốc bán hàng khu vực cho Today's Fashion, một hãng sở hữu hàng chuỗi những cửa hàng chuyên kinh doanh quần áo chuyên biệt với 200 cửa hàng trên khắp nước Mỹ. Mary là giám đốc khu vực tại vùng duyên hải Thái bình dương, một trong những thị trường lớn nhất của Today's Fashion. Cô chịu trách nhiệm quản lý 35 cửa hàng tại California và Oregon. Mỗi cửa hàng trong số này lại có một giám đốc cửa hàng riêng chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Mary.

Tùy thuộc vào số lượng các gian hàng chuyên biệt mà mỗi cửa hàng có khoảng từ 3 đến 5 trợ lý giám đốc cửa hàng. Mỗi trợ lý giám đốc lại chịu trách nhiệm về một gian hàng chuyên biệt cụ thể. Những gian hàng này rất khác nhau về qui mô cũng như số lượng nhân viên bán hàng dưới sự quản lý trực tiếp của trợ lý giám đốc. Bởi sự thành công của hãng là do đáp ứng tốt thị hiếu và thói quen mua sắm của khách hàng địa phương nên mỗi cửa hàng đều kinh doanh một loại hàng hóa khác biệt, và chỉ có thể tìm thấy ở khu vực của Mary một vài gian hàng là kinh doanh hỗn hợp những hàng hóa khác nhau. Các gian hàng này bán đồ may mặc thông thường, lễ phục, giầy dép, mỹ phẩm và trang sức.

Trước khi được cất nhắc lên vị trí giám đốc bán hàng khu vực, Mary đã từng vừa là giám đốc cửa hàng vừa là trợ lý giám đốc phụ trách một gian hàng kinh doanh đồ may mặc thông thường. Khi còn là trợ lý giám đốc, Mary thường cho rằng cô phải chịu trách nhiệm về nhiều khía cạnh quản lý cửa hàng mà các trợ lý giám đốc khác không phải chịu trách nhiệm. Thêm vào đó, cô chưa bao giờ thực sự cảm thấy thoải mái về việc giám đốc cửa hàng đã không phân định rõ ràng những lĩnh vực mà cô phải chịu trách nhiệm. Do vậy, bất chấp thành công của hãng, Mary luôn cảm thấy rằng vẫn còn nhiều thứ cần phải đổi mới trong cách thức quản lý của Today's Fashion. Vì thế, khi được cất nhắc lên vị trí giám đốc bán hàng khu vực, một trong những điều đầu tiên mà Mary thực hiện chính là tiến hành phân tích công việc của vị trí trợ lý giám đốc cửa hàng.

Mary đã có bằng BBA chuyên ngành marketing của trường Đại học Wyoming. Và mặc dù không được đào tạo bài bản về phân tích công việc nhưng cô tự tin rằng mình có thể xây dựng được một bản mô tả và phân định vừa chính xác vừa hữu ích về công việc của vị trí trợ lý giám đốc, chủ yếu dựa trên những kinh nghiệm của cá nhân cô đối với vị trí đó. Tuy nhiên, thay vì chỉ đơn thuần viết ra từ những kinh nghiệm của bản thân, Mary đã tiến hành phỏng vấn 3 trợ lý giám đốc cửa hàng hiện đang làm việc tại cửa hàng sát gần ngay với văn phòng của cô ở Sacramento. Dựa trên cơ sở của những cuộc phỏng vấn đó và kinh nghiệm của bản thân, Mary đã xây dựng nên bản mô tả và phân định công việc được trình bầy tại Phụ mục 6A-1. Cô hy vọng rằng những tài liệu này sẽ giúp tạo dựng một nền tảng cơ bản cho một chương trình tuyển dụng mới mà cô muốn triển khai cho khu vực của mình. Mary tin rằng cách tốt nhất để nâng cao chất lượng quản lý cửa hàng chính là tuyển dụng những trợ lý giám đốc cửa hàng có đủ trình độ để thực hiện công việc một cách thành công.

Phụ mục 6A-1
Bản Mô tả/ Phân định công việc tại hãng Today's Fashion
Tên công việc: Trợ lý giám đốc cửa hàng
Báo cáo cho: Giám đốc cửa hàng

Mô tả chung về công việc
Chịu trách nhiệm quản lý những chức năng thường ngày của một gian hàng chuyên biệt với các hoạt động bán lẻ. Trợ lý giám đốc cửa hàng chịu trách nhiệm về dịch vụ khách hàng, giám sát nhân viên bán hàng, đào tạo nhân viên mới, mua bán hàng hóa và duy trì bảo quản hàng hóa.

Những nhiệm vụ và Trách nhiệm chủ yếu
1/ Trợ giúp khách hàng chọn đồ, nhận hàng trả lại và loại bỏ hàng nếu cần thiết.
2/ Giải đáp bất cứ thắc mắc hoặc vấn đề nào mà nhân viên bán hàng gặp phải.
3/ Đào tạo, phối hợp, chỉ đạo, và hàng ngày giám sát nhân viên bán hàng.
4/ Duy trì các bản kiểm kê hàng hóa.
5/ Chuẩn bị cho việc mở gian hàng vào lúc bắt đầu mỗi ngày.
6/ Đảm bảo gian hàng được tổ chức và vận hành một cách chuyên nghiệp và ngăn nắp.

Những yêu cầu thông thường về trình độ
Trình độ học vấn:
1/ Tối thiểu: Tốt nghiệp đại học chính qui chuyên ngành marketing hoặc những bằng cấp có liên quan từ một chương trình được công nhận.

Kinh nghiệm:
1/ Tối thiểu: Đã từng làm việc từ 6 tháng tới 1 năm trong môi trường bán lẻ.
2/ Ưu tiên: Từng là nhân viên bán hàng từ 1-3 năm cho Today's Fashion.

Kiến thức, kỹ năng, và năng lực:
1/ Có kiến thức toán học cơ bản
2/ Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả
3/ Có khả năng đánh giá tốt và có tư duy độc lập
4/ Năng động và tận tụy với công việc
5/ Tính trung thực cao
6/ Có kỹ năng vi tính và đánh máy tốt

Những yêu cầu về sức khỏe:
1/ Có khả năng đứng và đi trong hơn 90% thời gian làm việc
2/ Có khả năng nâng và chuyển những thùng hàng có trọng lượng khoảng 15 pound hoặc ít hơn

Câu hỏi thảo luận:

1. Hãy đánh giá một cách cụ thể về sự phân tích công việc mà Mary đã thực hiện cho vị trí trợ lý giám đốc cửa hàng. Cô đã sử dụng những phương pháp thích hợp hay chưa? Đâu là những điểm mạnh và điểm yếu của phương pháp mà cô đã thực hiện?
2. Những yếu tố nào về hãng Today's Fashion và những hoạt động của nó mà Mary cần phải nghiên cứu một cách nghiêm túc hơn nữa để nâng cao chất lượng sự phân tích công việc của cô?
3. Hãy đọc kỹ bản mô tả và phân định công việc mà Mary đã soạn thảo. Nó có vẻ đã được thấu đáo chưa? Bạn có cho rằng nó đã đầy đủ để được dùng như là một nền tảng cho một hệ thống tuyển dụng mới ? Bạn nghĩ những văn bản như thế sẽ có tác dụng như thế nào nếu Mary bị kiện về sự phân biệt đối xử trong những thông lệ tuyển dụng của cô ấy. Vì sao?

BÀI LÀM:

[GIẢI CHI TIẾT TRONG FILE ĐÍNH KÈM - BÀI NÀY 10 điểm - Author: Nguyễn Lê Giang]